Каждое решение проходит через собственника. Продажи обещают клиентам одно, производство планирует другое, а о задержке узнают, когда исправлять уже поздно. Хочется нанять человека, который «наведёт порядок».
Операционный директор может помочь с такой задачей. Но сначала нужно понять, какой именно порядок нужен бизнесу и какие решения новый руководитель сможет принимать. Иначе он станет ещё одним человеком, который собирает информацию и несёт её собственнику на согласование.
Когда нужен операционный директор
Посмотрите, где работа регулярно застревает между отделами. Заказ принят, но не передан дальше. Подразделение выполнило свой план, а клиент всё равно не получил результат. Одну и ту же проблему разбирают на каждой встрече, но следующий случай развивается по тому же сценарию.
Это повод проверить, хватает ли компании общего управления операционной работой. Сам по себе рост числа встреч ещё ничего не решает. Нужен человек, который сможет договориться о правилах, распределить ответственность и добиться выполнения решений.
Но не всякая перегрузка собственника требует найма директора. Иногда нужен руководитель отдельного участка, помощник или изменение нескольких правил согласования. Выпишите повторяющиеся решения за последние недели: кому и с какими полномочиями их можно передать?
Операционного директора нанимают не для того, чтобы собственнику реже звонили. Сначала нужно определить, за какую часть результата он будет отвечать и чем сможет управлять.
Не ищите универсального заместителя по всему
Название COO не задаёт одинаковый набор обязанностей во всех компаниях. В одном бизнесе это производство и поставки, в другом — исполнение клиентских проектов, в третьем — работа сети подразделений. От этого зависит, какой опыт искать.
Если в список одновременно попали продажи, финансы, кадровая работа, склад, маркетинг и личные поручения владельца, разберите каждую задачу отдельно. Какие функции уже имеют руководителей? Где нужен общий порядок, а где человек будет сам выполнять работу?
Границы с генеральным и коммерческим директором тоже стоит обсудить до поиска. Кто выбирает направление развития? Кто обещает клиенту срок? Кто может изменить загрузку команды? Ответы важнее того, как должности называются в штатном расписании.
Что подготовить до разговора с кандидатами
Вместо пожелания «системный, сильный, умеет строить процессы» соберите несколько конкретных ситуаций. Например: заказы задерживаются на передаче между отделами, никто не видит общую загрузку, руководители спорят о приоритетах.
Для каждой ситуации запишите, что происходит сейчас и какое изменение вы хотите увидеть. Не нужно придумывать точный процент улучшения без исходных данных. Начните с наблюдаемого результата: у заказа есть ответственный, отклонение видно заранее, решение о приоритете принимается понятным способом.
Покажите будущему директору реальное устройство бизнеса. Какие данные есть, кто руководит отделами, какие решения собственник оставляет за собой? Если предстоит сначала разбираться с неполными сведениями, это часть работы, а не неприятная новость после выхода.
Как проверить опыт на собеседовании
Попросите выбрать один прошлый проект, похожий на вашу задачу. Не обязательно из той же отрасли: сначала посмотрите, что именно человек менял и за что отвечал. Отраслевые знания проверяйте отдельно там, где без них нельзя работать.
Удобно идти по ходу событий:
- Что происходило до его прихода и как это было видно?
- Как он выяснял причины, а не только собирал жалобы?
- Какие варианты рассматривал и от какого отказался?
- Что решил сам, а что согласовывал с собственником?
- Как изменили работу руководителей и сотрудников?
- По каким данным поняли, что стало лучше?
- Что не получилось и пришлось переделать?
На словах «мы внедрили систему» стоит остановиться. Что сделал кандидат лично: выбрал инструмент, изменил порядок работы, договорился о правилах или принял результат подрядчика? Все эти роли могут быть полезны, но это разный опыт.
Не просите закрытые отчёты прошлого работодателя. Последовательность действий, роли участников и ограничения можно обсуждать без передачи чужих документов и точных коммерческих показателей.
Предложите небольшую рабочую ситуацию
Вот условный пример для интервью. Компания получает достаточно заказов, но сроки исполнения плавают. Продажи считают, что производство медленно работает. Производство отвечает, что ему постоянно меняют приоритеты.
Спросите кандидата, с кем он поговорит, какие данные попросит и что проверит прежде, чем менять порядок. Потом добавьте ограничение: новых сотрудников в ближайшее время не будет. Как это повлияет на первые действия?
В таком разговоре полезнее ход рассуждения, чем совпадение с вашим любимым решением. Человек сразу предлагает купить программу или сначала уточняет, как заказ проходит между отделами? Замечает ли разницу между общей загрузкой и отдельным узким местом?
Задача должна оставаться учебной и ограниченной по времени. Бесплатно разрабатывать полноценную схему управления вашим действующим бизнесом кандидат на этапе знакомства не обязан.
Обсудите полномочия до оффера
Можно нанять хорошего директора и оставить ему слишком мало возможностей. Тогда за срок он отвечает, а изменить приоритет, порядок передачи работы или решение руководителя отдела не может.
Разберите несколько будущих решений: что человек принимает сам, где советуется, где получает согласование. Кто участвует в споре двух подразделений? Может ли он менять правила? Какой бюджет доступен? В каких случаях собственник вмешивается напрямую?
Сотрудникам тоже нужно понимать эти границы. Если владелец продолжит давать противоположные поручения в обход нового директора, формальное назначение не создаст работающего управления.
Как договориться о первых месяцах
Вначале человек знакомится с реальной работой, людьми и данными. Договоритесь, какие участки он изучает первыми, как обсуждает выводы и где может проверить небольшое изменение, не перестраивая всё сразу.
Оценивать стоит не количество созданных регламентов, а то, меняется ли работа. Стали ли понятнее причины задержек? Есть ли ответственные за решение? Перестала ли одна и та же проблема возвращаться без разбора?
При этом отделяйте результат сотрудника от обещаний, для которых не дали ресурсов или полномочий. Если руководство меняет цель каждую неделю, это тоже влияет на работу директора.
В HIRELAX поиск операционного директора можно начать с короткого списка решений, которые сейчас замыкаются на собственнике. По нему проще понять нужную роль, выбрать опыт для проверки и честно описать кандидату будущую работу.